Criterios de cancelación y bloqueos de datos

Cuando una persona o una empresa deja de trabajar para otra, o bien ya no es un cliente de la misma, se procederá al bloqueo y cancelación de los datos. Pero ¿cómo se debe realizar? Primero se bloquean los datos, es decir se dispone de tal manera ya sea informaticamente o a través de un archivo, para que esos datos no puedan utilizarse, y además se deben vigilar e impedir su manipulación. A estos datos nadie puede acceder salvo los que requieran las administraciones públicas, o bien jueces o tribunales.

Una vez bloqueados por un tiempo determinado que dicta la ley, en caso de los datos de un trabajador se trata de las prescripciones de las infracciones, que pueden llegar a tres años en casos muy graves, se procede a la cancelación, es decir se destruyen directamente siguiendo los procedimientos adecuados y garantizando en todo momento la confidencialidad.

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Ventajas de nuestro servicio de Expurgo de documentos

El servicio de expurgo de documentos es una operación técnica que consiste en la evaluación crítica de los archivos, a fin de ir retirándolos progresivamente de la compañía.
La ventaja del servicio de expurgo, reside en que permite liberar el espacio que ocupa la acumulación de archivos, a través de una retirada selectiva de aquellos documentos que no tienen un valor real para la empresa.
Básicamente, consiste en una tarea integral dentro de la gestión de una biblioteca o archivos con la finalidad de garantizar La Teoría de las Edades o el Ciclo Vital del Documento.
De esta manera, eco-Shredder ofrece su servicio de Expurgo de documentos efectuando el traslado, y la destrucción selectiva tanto de datos como de archivos con la más absoluta confidencialidad.

¿Qué se considera tratamiento de datos?

Se considera tratamiento de datos a todas aquellos procedimientos técnicos u operaciones que permitan la conservación, modificación, elaboración, grabación, recogida, bloqueo y cancelación, así como también las cesiones de datos que resulten como fruto de consultas, transferencias, interconexiones y comunicaciones.
Básicamente, es un proceso de obtención de datos con el objeto de utilizarlos para el fin con el que fueron tomados, y pueden hacerse uso de los mismos desde el momento en el que hayan sido recabados, hasta su cancelación de los mismos.
Existen infinitas formas para realizar el tratamiento de datos, pueden utilizarse desde las más modernas bases de datos instaladas en servidores, que poseen una alta capacidad de almacenamiento e incluso ofrecen posibilidad de interconectarse con otras bases de datos, o bien emplearse el tradicional sistema de almacenamiento de datos en soporte de papel.

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¿Qué es un fichero de datos y quién es el responsable?

Cuando una empresa se toma en serio su cometido, y quiere ofrecer un excelente atención al cliente, debe saber que lo más importante es la confidencialidad, y para ello hay que proteger los datos personales y empresariales de sus clientes, y conocer los términos y conceptos que se manejan a la hora de protegerlos.

Un fichero es cualquier recopilación de documentación donde aparezcan datos personales, da igual su forma de almacenamiento o formato, y el responsable siempre es la persona o personas que tienen a su alcance esta información, como puede ser un contable, abogado, recursos humanos, una empresa de mensajería, una autoescuela, etc.

Toda empresa tiene la obligación de salvaguardar la información de sus clientes, y cuando no se utilice destruirla adecuadamente, según las normas establecidas vigentes, para de esta manera garantizar una seguridad total, y además poder atraer nuevos clientes, y fidelizar los que ya tiene con la política de protección de datos personales.

eco-Shredder, empresa especializada en la destrucción de documentos in situ.

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Niveles de seguridad en la protección de datos

Según la Agencia de Protección de Datos, existen distintos niveles de seguridad atendiendo a la importancia o relevancia que tengan esos datos. Tenemos que tener en cuenta que a cuantos más datos disponibles mayor será el nivel de protección, aunque también existen aquellos almacenados en los ficheros que se consideren de alto riesgo, y no se trata de cantidad sino de la calidad de los mismos, como por ejemplo los datos que puede poseer hacienda, o una administración pública sobre nosotros, nuestro hogar y nuestros familiares.

Por ello los datos personales como el nombre, teléfono, y dirección estarían en el nivel 1 o básico, y son todos aquellos datos que se pueden conseguir a través de entrevistas, o bien páginas Web, aunque igualmente hay que protegerlos y cumplir con la normativa de protección y destrucción.

Todos aquellos datos relativos a infracciones penales y administrativas, como es la implicación en algún juicio, accidente, multa, o infracción de la ley, son considerados de nivel 2 o medio. Y por último los ficheros que contengan datos protegidos como los que hemos hablado anteriormente son considerados de nivel alto.

eco-Shredder, empresa especializada en la destrucción de documentos confidenciales in situ.

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Cómo proteger los datos que una empresa recoge a través de su Web

Una empresa puede recoger información personal de varias maneras, basta sólo con efectuar un pedido, participar en concursos, promociones, u otras actividades en las que se solicita que se proporcione información personal. Esta información es almacenada y suele retenerse por un cierto período de tiempo a fin de cumplir con los objetivos por los cuales la misma ha sido recogida.
Sin embargo, para proteger la misma se deben cumplir con una serie de tareas, a fin de garantizar a los usuarios la protección de sus datos personales.
Un recurso muy utilizado es el Opt-in, que consiste en un link que cuenta con una Política de Privacidad, a fin de que el usuario de su consentimiento para que se recojan sus datos personales, incluye la opción de darse de baja de este servicio en el momento en el que se considere necesario.
Para garantizar la seguridad de los usuarios, sus datos deben almacenarse en redes seguras, a las que tienen acceso un número limitado de personas con derechos especiales de acceso, comprometidas en todo momento por mantener la confidencialidad de la información.
Otra manera que utiliza una empresa para recoger información son las Cookies, pequeños archivos de texto que utilizan los servidores en el disco duro del ordenador de los usuarios y contienen información sobre la visita del usuario a la correspondiente página web. Las cookies se utilizan con el fin de recopilar información específica durante la visita de los cibernautas a la página web. Sin embargo, es posible configurar el navegador de Internet a fin de que avise a los usuarios cada vez que se almacenen nuevas cookies en su ordenador, para que el mismo decida si lo acepta o la rechaza dicha cookie.

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Lo más significativo de la legislación sobre destrucción de documentos

La normativa europea y española sobre la destrucción segura de la información confidencial, hacen que este acto posea la misma importancia que su correcto almacenamiento, y la restricción de acceso a la misma, pues de lo contrario, aquellos datos confidenciales que ya no resultan útiles para una empresa podrían terminar en las manos de personas mal intencionadas.
Por esta razón a través de la legislación, se pretende resaltar la importancia de la gestión de recursos que no se utilizarán, con el fin de no perjudicar a terceros. Además se especifican los procedimientos adecuados en función de los recursos en los que dichos documentos se encuentran almacenados, y cuáles son las empresas y software específicos para este tipo de labores. Finalmente, la legislación prevé sanciones específicas ante el incumplimiento de las leyes vigentes.

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¿Cuál es el mejor proceso de destrucción de documentos?

A fin de lograr el mejor proceso de destrucción de documentos, se deben seguir ciertos pasos para garantizar la mayor seguridad y más absoluta confidencialidad durante dicho proceso. Como primera medida, se analiza el servicio y se firma un contrato de confidencialidad.

Luego se procede al depósito de los contenedores, previamente precintados, en las instalaciones de la empresa que haya contratado el servicio, y una vez pasado el tiempo según la perioricidad pactada que más se ajuste al cliente, se procede a la recogida de los documentos a destruir y al reemplazo del contenedor.

A esta fase le sigue el proceso de destrucción in situ, y el correspondiente tratamiento de reciclado de los residuos que se hayan generado, cumpliendo con todas las leyes medio ambientales. Una vez que se hayan destruido los documentos, se entrega a la empresa un certificado de destrucción y reciclado, que acredita la correcta destrucción del material confidencial.

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La atención al cliente de eco-Shredder

Uno de las cosas por las cuales eco-Shredder se diferencia es por su vocación de servicio y compromiso con cada uno de sus clientes. Y para ello es necesario un contacto personalizado en el que se valore y se estudie las necesidades de cada una de las personas y empresas que contactan con nosotros, para poder garantizarles un servicio acorde con su compañía, y de esta manera facilitarles la tarea de destrucción de documentos, a través de la profesionalidad de todos nuestros empleados, ya que cada uno de ellos han firmado un contrato de confidencialidad.

Puede llamar a nuestro call center (902 170 500) y obtener información de todos nuestros servicios, desde el servicio periódico, el servicio puntual, expurgo, hasta el borrado de discos duros, le explicaremos con detalle cada uno de ellos, para que pueda elegir el servicio que más le interese y que por supuesto se ajuste a su presupuesto y necesidades.

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La implicación de los empleados en la destrucción de documentos

Es sumamente importante que todos los empleados de la empresa sea cual sea su categoría, estén informados de las ventajas de la destrucción de documentación. Ya que durante el día se manejan datos muy importantes: desde un empleado de banco, un administrativo de seguros, hasta el repartidor a domicilio, tiene en sus manos además de nuestro nombre y dirección, el saldo de nuestra cuenta bancaria, el atestado de la policía si hemos tenido un accidente de coche, o bien conoce nuestros gustos a la hora de comprar. Estos datos pueden ser vendidos a empresas de marketing ya que son una información muy valiosa.

Si la destrucción se realiza de manera puntual, el empleado no debe tirar sin ningún orden y de manera imprecisa el excedente de ficheros a la papelera a la espera que se encargue otra persona. Es primordial que cada empleado conozca la política de protección de datos, y si esos datos van a ser vendidos o utilizados para publicidad se tenga el consentimiento firmado para ello. También tienen que concienciarse y colaborar en la destrucción de una forma muy sencilla, no tirando a la papelera la documentación sino depositándola en los contenedores especiales.