La consulta pública de la AEPD

La Asociación Española de Protección de Datos, ha abierto hasta el 27 de enero de 2012, una consulta pública con el objetivo de conocer las diferentes opiniones, experiencias y expectativas de aquellos usuarios y prestadores de servicios relacionados con el sistema de Computación Nube.
La Computación Nube no es más que la prestación de servicios basada en Internet y otros centros de datos remotos para tramitar servicios de información y aplicaciones. De ésta forma tanto consumidores como empresas pueden gestionar archivos y aplicaciones utilizando tan solo un dispositivo con acceso a Internet.
Con ésta consulta pública llevada a cabo por la Asociación Española de Protección de Datos se pretende cuestionar hasta qué punto la configuración del sistema de Computación Nube supone una garantía del derecho de los usuarios en cuanto a protección de datos personales. El cuestionario está disponible en la Web agpd.es

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Criterios de cancelación y bloqueos de datos

Cuando una persona o una empresa deja de trabajar para otra, o bien ya no es un cliente de la misma, se procederá al bloqueo y cancelación de los datos. Pero ¿cómo se debe realizar? Primero se bloquean los datos, es decir se dispone de tal manera ya sea informaticamente o a través de un archivo, para que esos datos no puedan utilizarse, y además se deben vigilar e impedir su manipulación. A estos datos nadie puede acceder salvo los que requieran las administraciones públicas, o bien jueces o tribunales.

Una vez bloqueados por un tiempo determinado que dicta la ley, en caso de los datos de un trabajador se trata de las prescripciones de las infracciones, que pueden llegar a tres años en casos muy graves, se procede a la cancelación, es decir se destruyen directamente siguiendo los procedimientos adecuados y garantizando en todo momento la confidencialidad.

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¿Qué se considera tratamiento de datos?

Se considera tratamiento de datos a todas aquellos procedimientos técnicos u operaciones que permitan la conservación, modificación, elaboración, grabación, recogida, bloqueo y cancelación, así como también las cesiones de datos que resulten como fruto de consultas, transferencias, interconexiones y comunicaciones.
Básicamente, es un proceso de obtención de datos con el objeto de utilizarlos para el fin con el que fueron tomados, y pueden hacerse uso de los mismos desde el momento en el que hayan sido recabados, hasta su cancelación de los mismos.
Existen infinitas formas para realizar el tratamiento de datos, pueden utilizarse desde las más modernas bases de datos instaladas en servidores, que poseen una alta capacidad de almacenamiento e incluso ofrecen posibilidad de interconectarse con otras bases de datos, o bien emplearse el tradicional sistema de almacenamiento de datos en soporte de papel.

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¿Qué datos debo registrar en la AEPD?

Existen muchas empresas que no saben exactamente qué es lo que tienen que hacer con los datos personales de sus clientes, si están o no incumpliendo una normativa. Si es tu caso te interesará saber cuales son las circunstancias que obligan a inscribir los ficheros de datos de tu empresa en la Agencia Española de Protección de Datos.

Solo aquellas empresas que trabajan con ficheros que contienen datos públicos y privados, tienen que notificarlos y registrarlos al organismo competente.
Si eres un empresario y los datos que tienes a tu alcance son los particulares de tus proveedores y clientes, ya sean personas jurídicas como físicas, no tienes la obligación de referir esos datos, ni de notificarlos al Registro de Protección de Datos, aunque sí que tienes la obligación de protegerlos para que no caigan en manos de personas o empresas que quieran realizar un uso fraudulento, o simplemente utilizarlos como medio de marketing, ya que estarían infringiendo la ley, y tus clientes podrían llegar a denunciarte

eco-Shredder, empresa especilizada en la destrucción de documentos in situ y la protección de datos.

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¿Qué es un fichero de datos y quién es el responsable?

Cuando una empresa se toma en serio su cometido, y quiere ofrecer un excelente atención al cliente, debe saber que lo más importante es la confidencialidad, y para ello hay que proteger los datos personales y empresariales de sus clientes, y conocer los términos y conceptos que se manejan a la hora de protegerlos.

Un fichero es cualquier recopilación de documentación donde aparezcan datos personales, da igual su forma de almacenamiento o formato, y el responsable siempre es la persona o personas que tienen a su alcance esta información, como puede ser un contable, abogado, recursos humanos, una empresa de mensajería, una autoescuela, etc.

Toda empresa tiene la obligación de salvaguardar la información de sus clientes, y cuando no se utilice destruirla adecuadamente, según las normas establecidas vigentes, para de esta manera garantizar una seguridad total, y además poder atraer nuevos clientes, y fidelizar los que ya tiene con la política de protección de datos personales.

eco-Shredder, empresa especializada en la destrucción de documentos in situ.

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Ventajas del servicio automático de destrucción de documentos de eco-Shredder

Cuando estás al frente de una compañía ya sea grande o pequeña, tienes muy poco tiempo que perder, organizarse adecuadamente es primordial si quieres tener éxito en tus negocios. Para ello hay que saber diferenciar entre lo importante y lo urgente, y sobre todo delegar funciones, para obtener mucho más tiempo y hacer lo que te gusta: preparar otros proyectos, vender tus productos, o simplemente dedicarle más horas a ese cliente especial.

Por ello es tan importante contar con un servicio automático de destrucción de documentos, como el que ofrece eco-Shredder que te permite olvidarte de algo tan necesario como es la protección de datos de todas las personas y empresas que han confiado en ti.

La ventaja del servicio automático de destrucción de documentos es que a través de la instalación de contenedores con cierre de seguridad, solo tienes que depositar aquella documentación confidencial que tiene que ser destruida, tus empleados ya no perderán horas quitando grapas, y destruyendo los documentos uno a uno al lado de la destructora, solo tienen que depositarlos en los contenedores precintados, y eco-Shredder realizará una recogida periódica con un horario regular, previamente establecido, y destruirá los documentos in-situ, mientras tu te dedicas a lo que más te apetezca…

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Niveles de seguridad en la protección de datos

Según la Agencia de Protección de Datos, existen distintos niveles de seguridad atendiendo a la importancia o relevancia que tengan esos datos. Tenemos que tener en cuenta que a cuantos más datos disponibles mayor será el nivel de protección, aunque también existen aquellos almacenados en los ficheros que se consideren de alto riesgo, y no se trata de cantidad sino de la calidad de los mismos, como por ejemplo los datos que puede poseer hacienda, o una administración pública sobre nosotros, nuestro hogar y nuestros familiares.

Por ello los datos personales como el nombre, teléfono, y dirección estarían en el nivel 1 o básico, y son todos aquellos datos que se pueden conseguir a través de entrevistas, o bien páginas Web, aunque igualmente hay que protegerlos y cumplir con la normativa de protección y destrucción.

Todos aquellos datos relativos a infracciones penales y administrativas, como es la implicación en algún juicio, accidente, multa, o infracción de la ley, son considerados de nivel 2 o medio. Y por último los ficheros que contengan datos protegidos como los que hemos hablado anteriormente son considerados de nivel alto.

eco-Shredder, empresa especializada en la destrucción de documentos confidenciales in situ.

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La atención al cliente de eco-Shredder

Uno de las cosas por las cuales eco-Shredder se diferencia es por su vocación de servicio y compromiso con cada uno de sus clientes. Y para ello es necesario un contacto personalizado en el que se valore y se estudie las necesidades de cada una de las personas y empresas que contactan con nosotros, para poder garantizarles un servicio acorde con su compañía, y de esta manera facilitarles la tarea de destrucción de documentos, a través de la profesionalidad de todos nuestros empleados, ya que cada uno de ellos han firmado un contrato de confidencialidad.

Puede llamar a nuestro call center (902 170 500) y obtener información de todos nuestros servicios, desde el servicio periódico, el servicio puntual, expurgo, hasta el borrado de discos duros, le explicaremos con detalle cada uno de ellos, para que pueda elegir el servicio que más le interese y que por supuesto se ajuste a su presupuesto y necesidades.

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La implicación de los empleados en la destrucción de documentos

Es sumamente importante que todos los empleados de la empresa sea cual sea su categoría, estén informados de las ventajas de la destrucción de documentación. Ya que durante el día se manejan datos muy importantes: desde un empleado de banco, un administrativo de seguros, hasta el repartidor a domicilio, tiene en sus manos además de nuestro nombre y dirección, el saldo de nuestra cuenta bancaria, el atestado de la policía si hemos tenido un accidente de coche, o bien conoce nuestros gustos a la hora de comprar. Estos datos pueden ser vendidos a empresas de marketing ya que son una información muy valiosa.

Si la destrucción se realiza de manera puntual, el empleado no debe tirar sin ningún orden y de manera imprecisa el excedente de ficheros a la papelera a la espera que se encargue otra persona. Es primordial que cada empleado conozca la política de protección de datos, y si esos datos van a ser vendidos o utilizados para publicidad se tenga el consentimiento firmado para ello. También tienen que concienciarse y colaborar en la destrucción de una forma muy sencilla, no tirando a la papelera la documentación sino depositándola en los contenedores especiales.

Dudas más frecuentes sobre destrucción de documentos

Los documentos generalmente son transportados intactos dentro de la oficina, a fin de asegurar la calidad de los materiales reciclados, sin embargo, si por casualidad sucediera algún descuido antes de que estos documentos fueran reciclados, la información confidencial se vería sumamente expuesta. Por esta razón la trituración segura de los documentos es recomendable.

A pesar de que la trituración puede efectuarse en el lugar de trabajo, esto puede generar grandes costos para las empresas. Estos costos pueden reducirse considerablemente contratando los servicios de trituración externos.

Con el paso del tiempo, todos los documentos pierden su utilidad. Conservar documentos por largo periodo de tiempo puede poner en riesgo a una empresa al no cumplir con las leyes vigentes de privacidad.
Se puede implementar un programa de conservación, determinando el tiempo que deben guardarse los archivos, teniendo en cuenta los requisitos legales de privacidad y la utilidad de estos registros para la compañía. Una vez que este periodo de conservación finaliza, la única manera de eliminar los documentos es utilizar el servicio de destrucción total. La trituración es la mejor opción para asegurar que todos estos documentos sean debidamente eliminados.

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